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Por Rosalía González
y Vesna Gómez Lukachl
Número 27
"Nunca ha pasado
en la historia de la humanidad, que la introducción de un
medio tecnológico haya suprimido todos los usos del medio
precedente [
] las estadísticas muestran que donde hay
un amplio consumo de televisión, hay también un amplio
consumo de periódicos. Según yo, el aumento de información
incluso en la pantalla, no tendrá incidencia en el uso del
libro, al contrario, lo desarrollará."
Umberto Eco
La penetración de
la llamada "alfombra mágica" en prácticamente
todas las actividades de la vida diaria, ha dado pie a que muchas
organizaciones, sobre todo aquellas que cuentan con oficinas y plantas
distribuidas en el país y alrededor del mundo, migren sus
medios tradicionales de comunicación, como revistas internas,
boletines y manuales, hacia cualquier aplicación de Internet,
llámese Intranet, Extranet, portal, etcétera.
La utilización de este medio
de comunicación brinda múltiples beneficios a las
empresas, que décadas antes era imposible imaginar. Sin embargo,
antes de decidir qué tan conveniente puede ser esta modalidad
para una compañía, además de las ventajas,
también es importante considerar las desventajas, así
como la cultura tecnológica presente en la organización.
En algunos casos, nos daremos cuenta que ambos formatos pueden ser
complementarios.
Todo un estuche de ventajas
Desde el punto de vista económico, la información
on line da la oportunidad de reducir costos de producción
al no requerir ni imprenta ni papel, al mismo tiempo que dicha inversión
no tiene relación directa con la cantidad de información
que se desea difundir. La sustitución del papel por una página
web, permite que los lectores tengan datos disponibles, sin ocupar
espacio físico en el escritorio o en casa.
Por su parte, los documentos impresos
pueden leerse a cualquier hora y en cualquier parte, incluso mientras
los empleados se transportan y, en el caso de las empresas que los
envían a domicilio, permiten que todos los miembros de la
familia les "echen una hojeada" sin necesidad de conectarse
a Internet.
Además, es un hecho que la penetración de Internet
en las organizaciones, sobre todo desde la mediana hasta la pequeña
empresa, todavía es bastante reducida a pesar de su facilidad
de uso, comodidad y bajo costo. En el caso de las empresas de manufactura
habría que considerar que los empleados que están
en planta no tienen ni los medios tecnológicos ni la costumbre
como para informarse de lo que sucede en su medio laboral, por medio
de Internet. Pocas empresas cuentan con estaciones de consulta para
los empleados dentro de sus instalaciones, y si cuentan con ellas,
habría que evaluar qué tanto se utilizan, permitiendo
así, cumplir con el objetivo de comunicación a todos
los niveles de la empresa.
Decisión que se piensa
dos veces
Desde el punto de vista de la cultura, podríamos pensar que
en el caso de los empleados de compañías del sector
TI -Tecnologías de la información- como IBM, Hewlett
Packard o Microsoft, acostumbrados a manejar aplicaciones de Internet
todo el tiempo, tendrían mayores posibilidades de mantenerse
comunicados utilizando medios on line. Sin embargo, nisiquiera en
ese tipo de empresas se tomó la decisión y se aplicó
un cambio repentido, al contrario, se trató de un proceso
que se llevó su tiempo.
En este rubro destaca la experiencia
que narra Jay Coleman, editor de la ya desaparecida Measure, la
revista interna de Hewlett Packard Corporation. La publicación
ganó varios Gold Quill1
y tenía cerca de 38 años de circulación cuando
se propuso desaparecer el impreso y llevarlo a la Intranet. Aun
cuando HP avisó de este cambio a los empleados y les explicó
sus razones, la respuesta inmediata de su gente al tener la versión
electrónica, fueron comentarios como: "Me gusta leer
Measure en mi tiempo libre", "Measure me
da una perspectiva global de HP que no puedo obtener en ninguna
otra parte".
Finalmente y retomando su filosofía
empresarial "Keep the best and reinvent the rest", reinventaron
la publicación impresa en diseño y contenidos, reducción
de tamaño, entre otras características, de tal forma
que la publicación impresa se complementaba con la versión
on line.
El resultado fue una amplia demanda
de la revista en papel, al mismo tiempo que aumentó el tráfico
de la Intranet, específicamente de las ligas que se citaban
en la revista2.
Experiencias como ésta pueden
haber muchas y lo que es importante destacar es que como cada organización
es única, nuestros materiales de comunicación como
publicaciones para los empleados, folletos de mercadotecnia, manuales
y guías de procedimientos, pueden tener éxito en papel,
en versión electrónica o integrándolas, dependiendo
del conocimiento que como responsables de la comunicación
empresarial, tengamos de cada uno de los públicos a los cuáles
nos dirigimos.
Por eso, antes de decidir qué
sucederá con los impresos en cada una de nuestras organizaciones,
es recomendable:
- Identificar a los públicos
objetivos. ¿Qué porcentaje de empleados tiene acceso
a Internet?, ¿quiénes no lo tienen, tienen otro
medio para ser informados?, ¿cuál es la facilidad
de uso de los medios on line?
- Analizar. ¿Cuáles
son los objetivos de la versión impresa?, ¿cuáles
serían los de la versión on line?, ¿podrían
integrarse?, ¿son compatibles?
- Revisar el presupuesto. ¿Cuál
es el costo por empleado por cada número tanto en versión
impresa cono en on line?, ¿las diferencias son sustanciales?,
¿vale la pena?
- Diversificar los contenidos.
¿Qué información puede subirse a la Red y
está disponible para todas las personas que necesitan esos
datos?, ¿qué datos es indispensable que demos a
conocer a toda la comunidad en versión impresa?
- Examinar el contenido de las
publicaciones. ¿La revista hace el trabajo que debería?
Este dato es esencial porque la propuesta editorial para ambas
versiones es la verdadera razón de existencia de uno u
otro formato. Reunamos a ambos equipos y utilicemos la versión
en Web para estimular la conversación, el foro de discusión
y el saber más. Podemos engancharlos con preguntas, datos
curiosos y demás información que por cuestión
de espacio, no publicamos en papel.
- Especificar las reglas para escribir
en papel y online. No olvidemos que sobre todo, los estilos de
redacción y las extensiones de los artículos en
ambas modalidades, son diferentes.
- Y por supuesto, hay que preguntar
al lector. Nunca sabremos el verdadero impacto que tienen nuestros
medios de comunicación, si no preguntamos sus opiniones
y solicitamos su aportación. La retroalimentación
es la verdadera razón de ser de todo programa de comunicación
en cualquiera de sus niveles y ámbitos.
Notas:
1
Premios otorgados por la IABC, International Association of Business
Communicators, en reconocimiento a la excelencia en comunicación.
2 Jay Coleman, HP forges a
tight relationship between print and online communication, Ragan
Consulting Group.
Rosalía
González y Vesna Gómez Lukach
Azerta Comunicación
Creativa. Agencia especializada en servicios
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