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Por Griselda Guillén y María Zermeño
Número 32
El papel de la comunicación en un Centro de formación
profesional y atención psicológica como lo es el Centro
Interdisciplinario de Atención Educativa a la Comunidad (CIAEC),
no es valorado en primera instancia, como sucede en cualquier campo
laboral. Pero gracias a la persistencia, paciencia y congruencia,
entre otras acciones encaminadas a que nos escucharan a los integrantes
del área o Programa de Comunicación, logramos que
se revalorara y nos permitieran implementar estrategias para proyectar
interna y externamente a este Centro.
Aún cuando está insertado
en una institución pública como lo es la Universidad
Autónoma de Baja California y específicamente en la
Facultad de Ciencias Humanas, donde se imparte la carrera de Ciencias
de la Comunicación; lograr que se reconocieran las bondades
de la comunicación no fue tarea fácil.
La cuesta hacia el reconocimiento
Se requirieron 10 años
para proponer estrategias formales de comunicación que fuesen
aprobadas para aplicarse íntegramente. Y durante este largo
camino, se construyeron peldaños de esta escalera, que esperamos
no decline.
A menos de cuatro meses de fundado
el CIAEC, la carrera de Ciencias de la Comunicación se integró
al Centro, con la participación de alumnos de Radio, por
quien ahora es Director de la Facultad, Manuel Ortiz Marín.
Entonces producían programas de Radio Comunitario, con niños
de primarias de Mexicali y su Valle. Un semestre después,
comunicación fue abriéndose camino, apoyando con estrategias
de actuación (obras de teatro) a un área psicológica
para niños con problemas de aprendizaje y conducta. El coordinador
y fundador Psicólogo Marco Antonio Villa Vargas, instaló
el área de difusión, integrado por estudiantes de
comunicación; dándose con esto la oportunidad de aplicar
los conocimientos adquiridos en el transcurso de su carrera, e incluso
adelantarse en las materias que aun no se habían cursado.
Evidentemente, al conformarse ésta área de difusión,
con estudiantes de tercer a sexto semestre, se aprendía bajo
el esquema de ensayo y error.
Si bien, CIAEC se conformó
en 1990 con más de 50 alumnos becados, gracias a la obtención
de becas económicas otorgadas por el Gobierno Federal (PROUNISOL,
Programa Universitario de Solidaridad), 10 eran de comunicación.
Algunas de las actividades eran el registrar todas las imágenes
con fotografía y video, así como la información
que surgiera en las distintas áreas de atención psicológica;
se editaba una revista periódicamente, misma que tuvo el
merito de ser la única en la Facultad que sobrevivió
más de 3 números, de hecho se publicó por mas
de 6 años. Esta revista fue una de las primeras estrategias
de comunicación organizacional e interpersonal. También
se colocaban pizarrones con información sobre datos de interés
para todos, como fechas de juntas generales, reuniones, cumpleaños
y otros. En 1991 se realizaron estudios de comunicación organizacional,
donde se obtuvieron resultados sorprendentes en cuanto a las estructuras
formales e informales. También se aplicaron diagnósticos
de comunicación externa, resultando un excelente impacto
en la sociedad, una imagen muy favorable. Con estos estudios hechos
por estudiantes del área de difusión y por dos grupos
de la materia de comunicación externa, asesorados por la
Lic. Susana Espinosa, los Coordinadores de CIAEC, se convencieron
que comunicación también sabia hacer investigación.
Antecedentes
CIAEC nace en 1989 por
iniciativa de alumnos y docentes de la entonces Escuela de Ciencias
de la Educación de la UABC, como una inquietud de apoyar
y participar en los problemas que la comunidad presenta y al mismo
tiempo, realizar una práctica real para la formación
integral de los alumnos participantes.
Inicialmente se le nombró Centro Interdisciplinario de Atención
a la Comunidad (CIAC), pero el 18 de mayo de 1990 al ser uno de
los cinco ganadores en el "Quinto Foro Educativo" organizado
por la SEP, se agregó la sigla E, para destacar la educación
en su labor. Ganar este Foro le permitió al CIAEC recibir
apoyo económico del Gobierno Federal por medio del Prounisol,
y con esto comprar 2 transportes, una casa móvil, mobiliario
y equipo que le facilitaron brindar sus servicios, más allá
de los salones de la ahora Facultad de Ciencias Humanas, acudiendo
a las escuelas primarias aledañas y a las del Valle de Mexicali,
ampliando así su cobertura.
Se le ha brindado una formación
profesional a más de mil estudiantes de las carreras de psicología,
comunicación, educación y sociología, que han
participando como prestadores de Servicio Social Profesional, Comunitario,
Prácticas Profesionales, por materias e incluso voluntarios.
Hasta la fecha el CIAEC ha brindado atención con altos estándares
de calidad a más de mil quinientas personas y comunidades
de Mexicali y su Valle, que presentan problemas en su desarrollo.
Por mucho tiempo se brindó el servicio gratuito, actualmente
se cobran cuotas de recuperación.
Ha sido dirigido por seis Coordinadores
Generales, primeramente el Psic. Marco Antonio Villa Vargas (1989-1992);
le siguió la Psic. Graciela Arredondo Talamantes, continuando
con la Psic. Teresa Dueñas Olmedo (1995-1997), enseguida
la comunicóloga Lic. Ma. Elena Zermeño Espinosa (1997-1999),
después el Psic. Ernesto Álvarez Rosales (1999-2001),
la Psic. Esther Vázquez García (2001-2003) y recientemente
se incorporó la Psic. Ana Lilia López Arriaga como
Coordinadora general de CIAEC.
A partir de 1999 se introdujo cambios
en el organigrama, en el que de ser horizontal pasa a vertical;
el sistema de formación profesional, en el que el Coordinador
de cada programa debería estar en una supervisión
constante el profesional en formación para guiarlo al dar
servicio a la comunidad; se agregaron dos nuevos programas: Investigación
y formación profesional, con el objetivo de fortalecer la
investigación en el Centro, además del Programa de
Prevención primaria, ampliando las opciones de atención
a la comunidad. Sin embargo el cambio que guía a todo el
Centro fue el que se realizó en su filosofía, es decir
en la misión, visión y sus objetivos, en donde anteriormente
la atención estaba en primera instancia, después de
estos cambios, se colocó primeramente la formación
profesional, seguida de la investigación, vinculación
y la atención. Estos cambios no fueron sin sentido, la intención
era estar de acuerdo con la misión de la UABC quien se encarga
de formar profesionales de acuerdo a las necesidades de la sociedad.
De ser un Centro de atención
psicológica a la comunidad pasa en 1999 a ser un Centro de
formación profesional que realiza múltiples esfuerzos
para lograrlo y que se auxilia de la atención a la comunidad
para alcanzar esta formación profesional. Con ello, surge
la necesidad de realizar un estudio que pueda clarificar hacia donde
va el Centro y qué estrategias de comunicación organizacional
pueden desarrollarse para contribuir desde esa perspectiva.
Metodología
El estudio está
basado en la metodología de Luis Tejada Palacios en su libro
Gestión e la imagen corporativa: creación y transmisión
e la identidad de la empresa (1987). Esta metodología,
evalúa el estado de la cultura interna corporativa a través
de un análisis sincrónico el cual utiliza un formato
para el registro de la identidad a través de los datos institucionales
sobre el papel de las ideas, normas y valores en la empresa. Esta
información se obtuvo a partir de entrevistas realizadas
durante el 2001, al Coordinador General en ese momento y los diferentes
coordinaciones de cada programa en el Centro. Fueron entrevistas
semiestructuradas, individuales, basadas en las variables que plantea
la metodología. Para los valores se empleó una lista
de ellos, los cuales el entrevistado enumeró del más
a la menos importante para el Centro.
El siguiente paso fue el realizar
un análisis diacrónico, el cual consistió en
analizar documentos que habaran sobre la historia de la empresa
para determinar sus cambios.
A partir de los resultados de estas
entrevistas se elaboró una gramática corporativa y
para asegurar la conversión de la identidad en mensajes comunicativos,
se utilizó un mecanismo para reglas sintácticas de
transformación, propuesta por el mismo autor.
Definiciones
Dentro del análisis
sincrónico, se realizaron preguntas para obtener información
sobre las ideas, las cuales constituyen el pensamiento motor de
la empresa, son conceptos que se manejan acerca de aspectos que
orientan la producción y la empresa. Estas se entienden como
los conceptos actuantes en la empresa sobre progreso y eficiencia
como motores de la producción, sobre la relación entre
las personas, la motivación que la empresa consiga inducirles
para que hagan bien su trabajo y finalmente sobre el uso del tiempo
que la empresa establezca con fines productivos.
Las normas, constituyen el conjunto
de instructivos que a diferencia de las ideas, no se limitan a movilizar
el pensamiento de las personas, sino que sirven para que los comportamientos
de ésta y de la empresa tengan referencias acerca de lo conveniente
y lo inconveniente de lo aconsejable y lo desaconsejable, de lo
permitido y lo prohibido que son aspectos de enorme importancia
en una entidad empresaria.
Los valores son las creencias en
las que echa raíces la empresa; los puntales, el fundamento
moral de la compañía. Una empresa necesita tener valores
en los que creer, tales como la ética.
Resultados del diagnóstico
Dentro del análisis de las
ideas, se encontró que CIAEC está altamente orientado
hacia el progreso de sus integrantes ya que se le brinda una capacitación
constante a través de cursos, talleres, asesorías
y se impulsa la investigación; esto es con la idea de que
si sus integrantes progresan, el Centro mismo también lo
hará. En este mismo rubro de las ideas, la innovación
se encontró es media, ya que el Centro realiza innovaciones,
por medio de nuevos programas e investigación en donde se
involucra a los miembros del CIAEC, pero no tiene mecanismos establecidos
para fomentarla en sus participantes. En materia de eficiencia el
Centro tiene una alta propensión hacia esta, en pocas horas
de labor en el día hacen muchas actividades, a través
de una programación rigurosa, sistemática de las acciones
cada día. Respecto a las relaciones, está preocupado
por las buenas relaciones horizontales y verticales, sin embargo
existen deficiencias en la comunicación, sobre todo en la
vertical. En motivación, no existen mecanismos formales para
impulsar a sus integrantes, sin embargo sabe que le hace falta.
El uso del tiempo está bien empleado al sistematizar cada
actividad de la semana. Ver cuadro 1.
Respecto a las normas de CIAEC,
se encontró que no están formalizadas, en ningún
ámbito, se transmiten verbalmente. Ver cuadro 2. Los valores
se encontraron que están altamente orientados a ellos, ya
que el objetivo es proporcionar un servicio de calidad y formación
de profesionales con altos valores. Sin embargo, no tienen mecanismos
formales de aplicación, se transmite a través de la
práctica día a día. Ver cuadro 3. En cuanto
a cambios organizacionales no se habían realizado en diez
años. Recientemente con una nueva encauzado a la formación
de profesionales e investigación. Ver cuadro 4.
Armando una gramática corporativa
para asegurar la conversión de la identidad en mensajes comunicativos,
se tomaron los puntos fuertes del Centro, resultando la identidad
cultural de CIAEC la cual es:
Somos un Centro que creemos en
el progreso del personal y por tanto de la organización
misma, a través de la formación de profesionales
con alto sentido de ética y compromiso con la comunidad,
además de la investigación, por medio de
capacitación continua la eficiencia en su trabajo aprovechando
el tiempo al máximo.
Sin embargo, para la elaboración
de las estrategias, se tomaron en cuenta los puntos débiles
y se trataron de reforzar.
Estrategias de Comunicación
Con base en los resultados
anteriores, se propusieron los siguientes objetivos de comunicación
- Dar a conocer a los
profesionales en formación en el CIAEC, la nueva identidad
del mismo, que participen, entiendan y se identifiquen
con la nueva identidad.
- Proyectar al CIAEC a la comunidad
de la Facultad como un espacio abierto a la formación
profesional de alumnos y maestros a través de una
práctica real y la generación de conocimientos,
de tal forma que las actividades del CIAEC se integren a las de
la Facultad a través de investigaciones de maestros y de
alumnos de maestrías o trabajos de materias de psicología,
educación y comunicación).
Los público objetivos a los
que iba dirigida esa información fueron: internos, coordinadores,
alumnos participantes; en los públicos externos, Docentes
de la FCH, estudiantes de las carreras, personal administrativo
e intendentes.
Perfil del público.
El perfil no se elaboró Personas entre 18 y 50 años,
sexos femeninos o masculinos, clase media, estudiante o trabajador
de la FCH, interesados en su propia formación profesional
y de la comunidad, a través de la práctica. Con alto
sentido de ética y compromiso con su comunidad. Sensible
ante los problemas sociales, alto sentido de responsabilidad, ganas
de trabajar en equipo, desarrollarse profesionalmente, perseverante,
creativo y solidario.
Consumo de medios y espacios
de consumo. Se analizaron los medios de la Facultad que los
públicos utilizan, así como se tomaron en cuenta los
lugares que más frecuentan los públicos esto fueron:
biblioteca, boletín "Contexto CIAEC", muro de los
lamentos, periódico mural del CIAEC, periódicos murales
de la Facultad, cafetería, Dirección, revistas universitarias,
salones
Casilleros de maestros, Internet,
sala de maestros, atención a alumnos.
Estrategia creativa para el mensaje
El "eje de la comunicación"
sobre el cual girará el mensaje es: "formación
de profesionales, investigación y servicio a la comunidad".
Esté se apoya en el razonamiento de que al integrarse al
CIAEC y participar en sus actividades, se forman como profesionales
e investigadores que proporcionan ayuda a la comunidad dando soluciones
a sus problemas del desarrollo. Para los docentes de la Facultad,
CIAEC debe concebirse como un espacio de formación profesional
dentro de la Facultad, para ellos y sus alumnos a través
de la investigación, la práctica real y vinculación
con el exterior.
La "idea o eje psicológico"
es: formación profesional científica a través
de ayuda a la comunidad. La promesa del mensaje que se le dará
al público: "te formaremos profesionalmente a través
de la práctica real científica ayudando a tu comunidad,
en tu propia Facultad". Así se llegó al lema:
"Formamos profesionales
científicos para ayudar a la comunidad"
Estrategias
Para poder emitir estos
mensajes, se visualizaron acciones que llevarán a cada público
y que fuera posible el transmitirles ese nuevo concepto de CIAEC,
así se organizó en dos etapas.
La primera es con el objetivo
de informar, la cual consta de: lanzamiento de la campaña
donde se invite a participar en las actividades del CIAEC (Revisiones
de caso, bibliográficas, cursos de actualización y
capacitación, por materias o investigaciones) y consumir
los productos comunicativos (Boletín Contexto CIAEC, periódico
mural). Objetivo informar y motivar, crear expectativas.
Las estrategias en cuanto a públicos
internos, fueron: presentación de audiovisuales y relaciones
interpersonales, dar reporte a coordinadoras sobre las acciones
realizadas y establecer un formato de actividades de las estrategias
que aplicará comunicación.
En públicos externos las
estrategias fueron, relaciones públicas de Coordinadores
a docentes de la facultad y alumnos invitándolos a participar
en CIAEC, carta personalizada a cada docente de la facultad, información
sobre nueva visión del CIAEC y eventos para que participen,
brigadas de información en las clases de la Facultad, constante
contacto con secretarias, directivos, conserjes y bibliotecarios
de la Facultad dándoles información como folletos
de los eventos que CIAEC realiza.
La segunda etapa es de movilizar
en la que: se invitará con fechas exactas, días,
horas a las actividades para que asistan, participen y consuman
los productos comunicativos. Para cada público existirán
acciones diferentes de comunicación.
Las estrategias internas fueron:
Establecer comedor para bienestar de los integrantes y donde se
pueda dar la convivencia. Colocar cuadros de la nueva filosofía
del Centro en lugares estratégicos, organizar archivos en
las computadoras para cada programa, establecer batas para quienes
dan atención y chalecos para personal de comunicación,
elaborar un formato para que coordinadores dé información
a difundir a tiempo, programar mensualmente festejos de cumpleaños,
manifestar a los alumnos la importancia de las revisiones, promover
la manifestación de logros que cada programa realizó
en el semestre, promover juntas internas a cada programa del Centro,
promover la limpieza de los espacios, elaborar un formato para asignar
trabajos urgentes, elaborar un formato para recordar los temas a
abordar en las juntas generales, establecer una agenda para el Coordinador
general, así como una asistente que le ayude en su agenda
y brindar asesoría por parte del programa de Comunicación,
invitar a cada integrante a permanecer otro al menos 2 semestres.
Las estrategias externas consistieron
en: Brindar platicas a los alumnos de nuevo ingreso sobre CIAEC,
Transmitir la identidad en el boletín, Subir información
a Internet, sobre actividades del Centro y como asistir, así
como también colocarla en periódico mural del Centro,
Elaborar una base de datos de integrantes de CIAEC y actualizarla
semestre con semestre, elaborar folletos, carteles para cada curso
taller o evento, organizar concurso de nuevo logotipo de CIAEC a
nivel UABC sobre la base de la nueva visión, Organizar evento
para docentes y administrativos de la Facultad para dar a conocer
la nueva imagen, Organizar coloquios abiertos a la Facultad donde
se den resultados del trabajo de todo el semestre a los asistentes
promover en eventos de la UABC qué es el CIAEC.
Aplicación
Al término de la
elaboración de las estrategias se organizó una reunión
con los Coordinadores del Centro y se entregó el documento
a cada uno. Se revisó paso a paso parte de la metodología
para obtener la identidad, las debilidades y fortalezas, así
como las estrategias. Cada coordinador realizó sus observaciones
y aporto enriqueciendo el trabajo. Una vez aprobado el documento
se puso en práctica.
Es importante destacar que no todas
pudieron ser realizadas, sin embargo la mayoría si, siendo
las más esenciales. Entre las que no se llevaron a cabo fueron:
en las internas de la etapa informativa, las relaciones públicas
interpersonales; en las externas, las brigadas de información.
En la etapa de movilización, de las internas, el comedor,
las juntas por programas, utilizar el formato de juntas generales,
agenda de cada programa y evitar la rotación de personal;
en las externas, el apoyo a investigaciones, los eventos de docentes
y administrativos y la promoción de eventos.
Discusión
Este trabajo esta elaborado
con una metodología rigurosa. Sin embargo, esta aplicado
a los directivos, para conocer qué quieren proyectar. Un
estudio más amplio puede ser el aplicar estas mismas entrevistas
a los integrantes del CIAEC y a los públicos, lo que diera
una visión más amplia de en dónde esta el Centro
y cuáles son las herramientas mas precisas para abordar las
estrategias. Otro punto importante es el de que es indispensable
la aplicación de una evaluación lo cual no fue posible
en estas estrategias debido recursos humanos y materiales. Sin embargo
se reconoce su importancia aun cuando cualitativamente se pudo percibir
los resultados.
Conclusiones
Cuando se cuenta con una
visión clara de lo que se quiere lograr, bien estructurada
y adquirida, a través de los participantes se refleja esta
esencia de la identidad con que se cuenta. De la misma manera las
actividades que se realizan al exterior son reflejadas del interior.
El que cada directivo conozca hacia
donde va, este de acuerdo lo haga suyo esa visión y se involucre
en lo posible con el procedimiento y metodología para la
elaboración de la identidad, se tendrá un apoyo indispensable
para la aplicación de las estrategias de comunicación
en una empresa. Afortunadamente en esta ocasión el Coordinador
General, tenía claro los objetivos que perseguía,
esto ayudaba mucho ya que no era necesario el elaborarle un discurso,
pues el sabía a donde iba el Centro y la imagen que se proyectaba
era congruente con el discurso.
Así las estrategias guían
al personal de comunicación, por el camino que sedea la empresa,
sin embargo es importante tomar en cuenta los recursos materiales
y humanos que estarán a la disposición. El campo de
la comunicación es muy noble, pero el poner los pies sobre
la tierra es importante para el comprometer solo lo que esté
al alcance de la comunicación.
Griselda Guillén
Ojeda y María Elena Zermeño Espinosa
Docentes de la Universidad
Autónoma de Baja California B.C., México. |