Por Andrew Green
Número 37

Partimos de la premisa siguiente:
(A) Toda organización de documentos que se base en las características de los documentos mismos constituye una codificación de conocimientos acerca de ellos.

De ésta se deriva una segunda premisa:
(B) Las metodologías de organización documental son también metodologías para codificar el conocimiento acerca de los documentos.

Hablo de “la organización documental” en un sentido muy amplio; el argumento que desarrollaré englo-ba sistemas muy diversos que se utilizan para organizar y acceder a colecciones de documentos de todo tipo, desde los libros hasta los materiales gráficos y audiovisuales. Por “metodología” entiendo un conjun-to de “métodos, principios y reglas”1 que se emplean para un propósito determinado; supondré que todo sistema concreto que se utilice para la organización documental (como el Dewey Decimal o las Reglas de Catalogación Anglo-Americanas) se encuentra sustentado por una metodología determinada. Este supuesto constituirá el punto de partida para cuestionar los principios en base a los cuales dichos sistemas funcionan. que se emplean para un propósito determinado; supondré que todo sistema concreto que se utilice para la organización documental (como el Dewey Decimal o las Reglas de Catalogación Anglo-Americanas) se encuentra sustentado por una metodología determinada. Este supuesto constituirá el punto de partida para cuestionar los principios en base a los cuales dichos sistemas funcionan.

Primero trataré el grupo metodologías que establecen una equivalencia entre la clasificación del docu-mento y su ubicación física en el acervo. La creación de esta equivalencia es un principio operante sobre todo en la organización de bibliotecas, que se apoyan en los sistemas de clasificación como el Library of Con-gress y el Dewey Decimal. Estos sistemas asignan a cada objeto una clave que sirve simultáneamente para describirlo y para señalar el lugar donde se almacena. Por ejemplo, en el sistema del Library of Congress, se asigna la clave QE534.2.B64” al libro Introducción a terremotos, de Bruce Bolt. Esta clave contiene datos acerca del tema del libro, que en este caso se clasifica bajo las categorías “Ciencia”, “Geología” y “Geología" dinámica y estructural”; esta clasificación se registra con la primera parte de la clave, “QE534.2”. También contiene información acerca del autor del libro, la cual se codifica como “B64” en la parte final de la misma.

A veces a todo esto se anexan datos adicionales, como el año de publicación o un número de ejemplar para distinguir entre múltiples copias de un documento.2 El sistema de claves fue diseñado de manera que siem-pre habrá una sola manera de ordenarlas secuencialmente; y los objetos clasificados se ubican físicamente en el acervo con base en esta secuencia. La misma clave simultáneamente describe el documento y determina
dónde se coloca.

Los sistemas Library of Congress y el Dewey Decimal fueron creados en el siglo XIX pero han sido actualizados continuamente, sobre todo para adecuarlos a las necesidades cambiantes de descripción de obras. Se emplean en miles de bibliotecas en todo el mundo.

También se utilizan sistemas similares en archivos de materiales muy diversos. Por ejemplo, la fototeca Pedro Guerra de la Facultad de Ciencias Antropológicas de la Universidad Autónoma de Yucatán emplea una “clave topográfica” que también funciona para describir las piezas y ordenarlas físicamente. El método que se usa para construir dicha clave se explica sencillamente a través de un ejemplo:

[...] 2A05_021, en donde la primera variable se encuentra representado por el número dos indi-cando
el tipo de soporte de la pieza que en este caso corresponde a una placa seca o negativo
cuya imagen se encuentra plasmada en cristal; la segunda variable cuyo lugar ocupa la letra A
permite identificar el autor de la misma, siendo para este caso el señor Pedro Guerra Jordán; el
lugar correspondiente a la tercera variable lo ocupa el numeral 05, mediante el cual proporciona
datos acerca del tamaño del negativo, por tanto en el supuesto que nos ocupa indica el tamaño
de una placa de 5 x 7 pulgadas; mientras que los últimos tres dígitos representados por la termi-nación
021 permite apreciar el seguimiento de las piezas por medio de un número progresivo,
de acuerdo al formato o tamaño de las placas en cuestión.3.

Lo que quiero subrayar acerca de estas formas de organizar los acervos es la relación muy estrecha que existe entre la codificación de la información documental y los soportes o medios que la registran, que son (1) las etiquetas que se colocan en las espinas de los libros y otros documentos, y (2) el orden físico de los documentos. Las posibilidades y limitaciones de los soportes han influenciado sustancialmente la manera en que estos sistemas representan la información. Me parece que las limitaciones más importantes han sido (1) el tamaño reducido de las etiquetas, el cual obliga a condensar todos los datos en una clave muy breve, y (2) la necesidad de ordenar todos los objetos en una sola secuencia.

Menciono otro tipo de organización documental que han empleado tanto los archivos como las bibliotecas: los catálogos en papel y cartón, con fichas acerca de cada documento, las cuales casi siempre registran una mayor cantidad de información que las claves que acabamos de describir. Los sistemas de tarjetas que se usaban (y en muchos casos, que todavía se usan) en las bibliotecas son quizá el mecanismo más conocido de este tipo; en esas instituciones, los tarjeteros permitían ubicar un libro a partir de su título, autor o tema, y proporcionaban descripciones de los materiales elaboradas con base en normas establecidas. La situación en los archivos visuales, audiovisuales y sonoros ha ido mucho más variada. A menudo se siguen usando catálogos en tarjetas o en cuadernos, y a veces ni eso hay; y es menor el grado de normalización en el formato de las fichas. Lo que quisiera enfatizar acerca de las múltiples metodologías disponibles para la elaboración de catálogos en cartón o papel es: la manera en que éstas representan el conocimiento documental también ha sido fuertemente influenciada por las características de los soportes físicos que emplean. Otra vez, el limitante fundamental ha sido la necesidad de inscribir en un soporte pequeño mucha información variada.

Las reglas de catalogación de la IASA especifican los requisitos para la descripción e identificación de grabaciones sonoras y materiales audiovisuales relacionados, fijan un orden para
los elementos de la descripción y especifican un sistema de puntuación para esa descripción. Fueron diseñadas para ser empleadas en archivos sonoros y audiovisuales como una guía para elaborar registros catalográficos y como norma para intercambiar información bibliográfica acerca de grabaciones sonoras y materiales audiovisuales relacionados4.

Como dice el texto citado, esa norma incluye reglas para el uso de signos de puntuación en las fichas. Éstos sirven para indicar el significado de los distintos componentes de la ficha. Por ejemplo, en la primera sección de ésta, se utiliza un diagonal ("/") para señalar la primera persona u organización responsable por la creación de una obra; para los demás autores o responsables se utiliza el punto y coma (";"). Para indicar una traducción del título principal, se emplea un signo de igual ("="). Y así sucesivamente; el sistema de puntuación constituye un eje fundamental para interpretar los elementos de un registro elaborado con base en esta norma.

¿Por qué se utiliza la puntuación así? ¿Qué ventaja tiene? ¿Por qué no escribir el nombre completo de cada elemento en la ficha? Por ejemplo, según esa norma una ficha podría empezar así:

El Circo [grabación sonora] / Maldita Vecindad.

Pero ¿no sería más claro así?

Me parece que uno de los motivos por los cuales ha resultado útil emplear la puntuación de esa manera -tanto en la norma de la IASA como en otras similares- es simplemente que así se ahorra espacio y por lo tanto se logra registrar una mayor cantidad de información en la superficie limitada de una tarjeta.

Otra huella de las limitaciones del soporte es el uso de abreviaciones, como "ed." para "edición" o "s.l." para "sin localizar", las cuales permiten condensar aún más los datos de la ficha. Y además de los problemas el espacio, hay otras limitaciones de este soporte que han repercutido en las maneras de codificar la información (por ejemplo la necesidad de generar un índice por cada tipo de punto de acceso, o de reunir en una misma tarjeta datos dispersos, para mayor comodidad del usuario).

Desde luego, debemos considerar también las metodologías que se usan para organizar un acervo y codificar la información documental por medio de las computadoras. Destaca que, si bien este medio es revolucionario en muchos sentidos, la mayoría de los sistemas que actualmente lo emplean son una traducción casi directa de las formas de documentación que utilizan soportes de papel y cartón. De hecho, éste es el propósito explícito del formato MARC, como su nombre indica: "Registro catalográfico legible por máquina" ("Machine Readable Cataloguing record"). El desarrollo del formato empezó en los años '60 cuando apenas se creaban los primeros catálogos automatizados. El MARC propone representar en el medio digital la misma información que se inscribe en las tarjetas de cartón.

Si bien es una norma muy completa, el MARC sigue reflejando esta herencia. En particular, agrupa y ordena los datos de una manera que sigue los patrones establecidos con los catálogos en cartón o papel.

Además, el MARC tiene algunas limitaciones muy específicas que se derivan del formato de archivo digital que emplea, que es el soporte propiamente dicho5. (Un ejemplo es el campo 130, que incluye un mecanismo para indicar qué elemento del título se utiliza para ubicar la ficha en una secuencia alfabética. Este mecanismo es útil para títulos como "La Jornada" o "El viaje al centro de la tierra", que se colocarían bajo "J" y "V" respectivamente, y no "L" o "E". Sin embargo, por las limitaciones del formato digital empleado, es imposible señalar para este fin una palabra que inicie después del noveno carácter del título.).

Lo que he enfatizado al hablar de diferentes metodologías de organización documental es la relación que existe entre contenido, expresión y soporte físico. Queda claro que todos los sistemas mencionados integran en un solo movimiento intelectual la búsqueda de soluciones a los problemas de (1) codificación y estructuración del conocimiento acerca de los documentos, (2) comunicación de este conocimiento y (3) registro físico. Sin embargo, para abordar estos problemas se requieren herramientas bastante diferentes; y si bien debemos combinar soluciones de estas tres áreas para un fin concreto (que es organizar y acceder a una colección de documentos), es deseable que las limitaciones que encontremos en cada una de ellas afecten lo menos posible al desarrollo de las demás.

Por lo tanto, para construir prácticas catalográficas más eficaces en primer lugar es necesario separar estas áreas y no confundirlas, como hacen los sistemas que he descrito. (Las premisas anunciadas al principio de esta ponencia ayudan a poner en evidencia esta confusión.) Hoy existen varias propuestas de sistemas y metodologías catalográficos que ponen en práctica esta separación, en mayor o menor grado. En vistas de la potencial que dichas propuestas encierran para resolver problemas que antes parecían insolubles, así como la manera en que los supuestos básicos que las sustentan se apartan de modos de pensamiento anteriores, presento la siguiente hipótesis: estos nuevos sistemas representan el inicio de un cambio de paradigma en la catalogación6.

A continuación enlisto los elementos centrales de este cambio:

1. Se hará una separación analítica entre los problemas de codificación y estructuración del conocimiento, comunicación de éste y registro físico.
2. El primer paso en la generación de un catálogo será el análisis del conocimiento que se tiene acerca de los documentos y la elaboración de una estructura abstracta que permitirá representar este conocimiento. Esta estructura reflejará los puntos de vista de sus autores acerca de las cualidades esenciales de las cosas que se describen y las relaciones que existen entre éstas. (En varios ámbitos, las estructuras
de este tipo se denominan "ontologías"7.)
3. Esta estructura abstracta será el componente central del catálogo. Se podrán elaborar múltiples expresiones del conocimiento que la estructura contendrá, en diferentes lenguajes y soportes físicos, para fines de comunicación entre personas o máquinas; pero el formato abstracto siempre será considerado el "original" o "molde" del cual las demás expresiones se derivarán.

He elaborado esta idea del paradigma emergente no precisamente a partir del contenido de las nuevas pro-puestas de sistemas catalográficos, sino sobre todo con base en una aplicación rigurosa de los principios que creo están operando detrás de ellas8.

Algunos ejemplos de dichas propuestas son:

La necesidad de reevaluar los fundamentos de la catalogación se hizo muy evidente a raíz de los trabajos teóricos que llevaron a la publicación del FRBR en 1998. Por un lado se pensó que había inconsistencias por el uso intenso del ISBD, norma basada en principios que poca relevancia tienen en el ambiente electrónico, ya que fueron definidos a partir de preocupaciones que se relacionan con las versiones impresas del catálogo nacional10

Anexo A contiene un ejemplo de una estructura que generó el FRBR.

Los Topic Maps, una norma que se desarrolló durante la década de los '90 para "describir estructuras de conocimiento y vincularlas con recursos informacionales"11.

El Web Semántico (WS)12 y varias normas (como RDF y OWL) e iniciativas (por ejemplo el ABC Ontology and Model13) relacionadas. El WS es una de las propuestas más completas en el ámbito de la estructuración del conocimiento catalográfico. El Anexo B presenta un ejemplo de una estructura informacional del WS.

Al revisar los anexos mencionados, el lector verá que las estructuras informacionales que he llamado "abs-tractas" se presentan como gráficas. Esto es porque las gráficas son una forma sencilla de representar estas estructuras que las somete a un mínimo de transformaciones. Es de enfatizar que en estas gráficas, lo importante no es la forma de los círculos o el grosor de las líneas, sino la estructura de relaciones entre entidades, en un sentido abstracto. Una misma estructura informacional abstracta puede expresarse con muchos dibujos que pueden ser diferentes en aspectos superficiales.

Es importante reconocer que muchos de estos avances retoman ideas provenientes de la informática, y especialmente la rama de esta disciplina conocida como la "inteligencia artificial". Esta área de estudio aun está muy lejos de lograr su propósito de crear máquinas pensantes; sin embargo, como parte de esta búsqueda ha avanzado sustancialmente en la "representación del conocimiento", es decir, en la elaboración de estructuras informacionales como las que he mencionado14.

Espero que el anuncio de estos cambios no resulte desconcertante para quienes trabajen de cerca con los actuales sistemas de organización documental. Es de recordar que este cambio de paradigma no deberá implicar la pérdida de logros ya consolidados en la sistematización y normalización de datos catalográficos, sino la construcción de herramientas de consulta que permitirán ir más allá de universo de posibilidades hoy conocido. Asimismo, puede haber quienes temen que dejarán de ser vigentes sus conocimientos en bibliotecología o archivología, y piensan que será difícil aprender nuevos sistemas que a primera vista parecen bastante complicados. Frente a esta preocupación, debo subrayar que un poco de práctica es lo único que uno necesita para poder emplear las nuevas metodologías con facilidad, y su manejo será aun más sencillo una vez que estén disponibles las herramientas informáticas "amigables" que podemos esperar surgirán. Pero sobre todo, enfatizo, el nuevo panorama que se abre trae a la vez problemas y soluciones que vuelven el trabajo con documentos un quehacer cada vez menos burocrático y más interesante, y evidencian su carácter de labor de investigación.

Sin duda este nuevo paradigma podrá ser acompañado de cambios en las configuraciones sociales del trabajo archivísitico en específico y de la investigación en general. Es importante no quedarnos inactivos frente a estos posibles cambios, sino hacer todo lo posible para dirigirlos, con la finalidad de que deriven en configuraciones más abiertas y menos elitistas. Los conocimientos básicos acerca de las ontologías y estructuras similares no deben ser el dominio de unos cuantos mientras los demás quedemos "mistificados" ante una ciencia aparentemente impenetrable; se trata de saberes que podemos y debemos socializar y hacer accesibles, acción que constituirá una reafirmación del principio fundamental de la bibliotecología y las bibliotecas: el acceso al conocimiento. Asimismo, las modificaciones en el paradigma de la catalogación podrán y deberán ser acompañadas de un reconocimiento y debilitamiento de la división artificial que se ha erigido entre los trabajos "técnicos" y los de "investigación", división que sólo sirve para impedir el intercambio fructífero entre ámbitos del quehacer humano.

A. Ejemplo de una estructura de los Requisitos Funcionales para Registros Bibliográficos (FRBR)
Una de las estructuras más interesantes que propone el FRBR es la que establece la relación entre una obra (que se define como una creación intelectual o artística distinta), una expresión (que es la realización de una obra), una manifestación (la concreción de una expresión u obra en un tipo determinado de soporte) y un objeto (un ejemplar de una manifestación). Por ejemplo: un guión de Shakespeare sería una obra; la versión de esa obra editada por Kenneth Muir, quien cotejó el texto con varias fuentes, sería una expresión; el trabajo de diseño gráfico que permite apreciar esa expresión en un libro sería una Manifestación; y un ejemplar del libro que contiene esa manifestación sería un objeto.

El WS permite ensamblar e interrelacionar cantidades de estructuras de este tipo para crear una estructura más grande que codifique toda la información de un catálogo.

Notas:

* Esta ponencia fue presentada en el Seminario de Estudios sobre lo Visual en la Investigación Social, en el Instituto Mora, México D.F., el primero de septiembre de 2003. Los términos de su uso se establecen por medio de una licencia libre de la agrupación Creative Commons. Quedan permitidas su reproducción, modificación y distribución para fines no comerciales, siempre que se cite debidamente la fuente. Además, sólo se permite su distribución bajo los términos de la misma licencia. Los detalles de ésta pueden consultarse en el sitio
<http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/1.0/>. Para citar en trabajos académicos esta ponencia o las ideas que desarrolla, aplican las mismas reglas conocidas de ese ámbito.
1 Random House Webster's College Dictionary. Nueva York: Random House, 1991.
2 Rosenberg, Matt, "Understanding Call Numbers", en About.com. Fecha de consulta: 12 de agosto de 2003
<http:// geography.miningco.com/library/congress/blhowto.htm>.
3 José Carlos Magaña Toledano, "La fototeca Guerra ante el problema de la catalogación", en el Sitio Web del Sistema Nacional de Fototecas. Fecha de consulta: 12 de agosto de 2003 <http://www.sinafo.inah.gob.mx/sinafo/htme/enfoto/htme/tenf001.html>.
4 International Association of Sound Archives, The iasa cataloguing rules: A manual for description of sound recordings and related audiovisual media. IASA, 1998. Fecha de consulta: 12 de agosto de 2003 <http://www.iasa-web.org/icat/>.
5 Para una excelente explicación del MARC, vea: Betty Furie, Conociendo MARC bibliográfico: catalogación legible por máquina. Traducción al español de Understanding MARC Bibliographic por Ageo García Barbabosa. Washington, DC: Biblioteca del Congreso, 2001. Fecha de consulta: 12 de agosto de 2003 <http://www.loc.gov/marc/umbspa/>.
6 Al hablar del "paradigma" de una disciplina, evoco la obra de Thomas Kuhn acerca de las revoluciones científicas. Sin entrar en detalles al respecto, propongo entender un paradigma como "un esquema de supuestos básicos a través de los cuales se evalúan las percepciones y se delimitan [los valores] y relaciones, aplicándolos a una disciplina o profesión". Thomas Kuhn, The Structure of Scientific Revolutions. Chicago: University of Chicago Press, 1962. Citado en: Jack D. Glazier, "A Proposed Model for Paradigmatic Relations Within an Emergent Discipline", en Anales de documentación no. 5, 2002. Murcia, España: Universidad de Murcia. Fecha de consulta: 12 de agosto de 2003 <http://www.um.es/fccd/anales/ad05/ad0506i.pdf>. (Traducción al español disponible en <http://www.um.es/fccd/anales/ad05/ad0506e.pdf>.)
Al final de su artículo, Glazier afirma, acerca de la Bibliotecología en Estados Unidos:

Según la terminología de Kuhn, la Bibliotecología [en inglés, "Library and Information Science"] es todavía una
disciplina inmadura. Sin embargo, se está desplazando paulatinamente hacia un nivel más elevado de convergencia
o madurez.

7 En la filosofía, una ontología es "una relación sistemática de la Existencia". En la informática su significado es similar pero más limitado: es "una especificación explícita y formal acerca de cómo representar tanto los objetos, conceptos y demás enti-dades que se supone existen en un determinado campo de interés, como las relaciones que se presentan entre ellos". (Fuente: "ontology" en The Free On-Line Dictionary of Computing. Londres: Imperial College London. Fecha de consulta: 12 de agos-to de 2003 <http://foldoc.doc.ic.ac.uk/foldoc/foldoc.cgi?query=ontology&action=Search>.) Como resulta imposible representar todos los objetos de un campo con todas sus características, los autores de una ontología deben determinar qué elementos codificar y qué omitir; es por esto que una ontología refleja la opinión de sus autores acerca de lo representado. Vea también: Raul Corazzon, Descriptive and Formal Ontology. Formalontology, 2003. Fecha de consulta: 12 de agosto de 2003
<http://www.formalontology.it/>.
8 De los nuevos sistemas catalográficos que han surgido, uno que propone explícitamente un conjunto de principios similares a éstos es el Web Semántico, que a continuación se describe.
9 Thomas B. Hickey, et. al. "Experiments with the IFLA Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR)", en D-Lib Magazine. Vol. 8, núm. 9, septiembre 2002. Virginia, EEUU: Corporation for National Research Initiatives. Fecha de consulta: 12 de agosto de 2003 <http://www.dlib.org/dlib/september02/hickey/09hickey.html>. Vea también: IFLA Study Group on FRBR, Functional Requirements for Bibliographic Records: Final Report. Munich, Alemania: K. G. Saur, 1998. Fecha de consulta: 12 de agosto de 2003 <http://www.ifla.org/VII/s13/frbr/frbr.pdf>.
10 Paul Gabriele Weston, "Bibliographic Cataloguing: from Marc to FRBR", en BollettinoABI: Revista italiana di biblioteconomia e scienze dell' informazione. Vol. 41, núm. 3, 2001. Associazione italiana biblioteche. Fecha de consulta: 12 de agosto de 2003 <http://www.aib.it/aib/boll/2001/01-3-284.htm>.
11 Steve Pepper, "The TAO of Topic Maps: Finding the Way in the Age of Infoglut", en ontopia: solutions for managing knowledge and information. Fecha de consulta: 12 de agosto de 2003 <http://www.ontopia.net/topicmaps/materials/tao.html>.
12 Vea: "Semantic Web" en el Sitio del World Wide Web Consortium. Fecha de consulta: 12 de agosto de 2003 <http://www. w3.org/2001/sw/>.
13 Vea: Carl Lagoze y Jane Hunter, "The ABC Ontology and Model", en Journal of Digital Information. Vol. 2, núm. 2. Sout-hampton, Gran Bretaña: IAM Research Group. Fecha de consulta: 12 de agosto de 2003 <http://jodi.ecs.soton.ac.uk/ Articles/v02/i02/Lagoze/lagoze-final.pdf>.
14Vea: Randall Davis, et. al. "What is a Knowledge Representation?" en AI Magazine. Vol. 14, núm 1, 1993. American Association for Artificial Intelligence. Fecha de consulta: 12 de agosto de 2003 <http://www.aaai.org/Library/Magazine/
Vol14/14-01/Papers/AIMag14-01-002.pdf>. O también: John F. Sowa, Knowledge Representation: Logical, Philosophical, and Computational Foundations. Pacific Grove, EEUU: Brooks Cole Publishing Co., 2000. Fecha de consulta: 12 de agosto de 2003 <http://users.bestweb.net/~sowa/krbook/>.
En la informática también se propone, para varios tipos de proceso, efectuar una "separación nítida entre contenido y presentación", principio que tiene un parentesco notable con el cambio de paradigma que he descrito. Sin embargo, los intentos de generar esquemas para representar el conocimiento no son exclusivos de la informática. Vea, por ejemplo, el libro del siglo XVII de John Wilkins, An Essay Towards a Real Character and a Philosophical Language. Fecha de consulta: 12 de agosto de 2003 <http://reliant.teknowledge.com/Wilkins/>